Как рассчитывать расход ГСМ по путевым листам?

Добрый день, у нас ООО на УСН д-р
Только начинаем налаживать учёт, я новичок, много перечитала, но все равно есть вопросы. 
Как рассчитывать расход по путевым листам? 
У нас есть положение о нормах расхода ГСМ, где определена норма расхода топлива на камазы, а также установлена норма для прогрева двигателя и для работы спецоборудования. В путевым листах водители заполняют показания одометра, время работы спецоборудования и заправку. Количество топлива в баке они не измеряют, в этом проблема, но каждое 1е число месяца камазы заправляют до полного бака. Мой алгоритм :    1. Определяю пробег     2.Умножаю пробег на норму расхода    3.Общее время работы спецоборудования умножаю на норму расхода ГСМ для него     4.Общее время прогрева двигателя также умножаю на норму для него    5.Складываю все, что получилось в пунктах 2-4 и сравниваю с фактической заправкой Правильно ли я делаю? Фактически получается, что водители не укладываются в эти нормы, как тогда списывать?